Killan tietojärjestelmän rekisteriseloste

Rauman seudun tykistökilta ry pitää yhdistyslain mukaista henkilörekisteriä jäsenistään sekä yhteistyökumppaneistaan.

Rekisterinpitäjä
Rauman seudun tykistökilta ry. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii killan puheenjohtaja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rauman seudun tykistökilta käsittelee jäsentensä ja yhteistyökumppaniensa henkilötietoja jäsenten yhdistyslain ja sääntöjen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, huomionosoitusten mahdollistamiseksi ja jäsentiedotusten lähettämiseksi.

Rekisteröityjen ryhmät ja säilytettävät tiedot
Jäsenrekisteri kattaa killan nykyiset jäsenet. Jäsenistä talletetaan koko nimi, syntymäaika, mahdollinen sotilasarvo, yhteystiedot kuten puhelinnumero, posti- ja sähköpostiosoite sekä tiedot jäsenen aktiivisuudesta killan toiminnassa. Mikäli killan jäsen tai jäseneksi hakeva ilmoittaa lisäksi tietoja aktiivisuudestaan muussa maanpuolustustyössä, nämäkin voidaan tallentaa jäsenrekisteriin.

Killan tietojärjestelmissä olevissa arkistoaineistoissa kuten historiikeissa ja pöytäkirjoissa voi olla myös tietoja killan aiemmista jäsenistä tai yhteistyökumppaneista, erityisesti aiemmista toimihenkilöistä. Näitä tietoja säilytetään killan oikeutettujen etujen perusteella sekä historiallisen tutkimustyön mahdollistamiseksi. Lähtökohtaisesti killan hallituksen ja kokousten pöytäkirjoja sekä killan kirjanpidon pääkirjaa säilytetään pysyvästi.

Tietojen säännönmukainen luovuttaminen
Kilta luovuttaa tietoja jäsenistään Tykkimiehet ry:lle tykkimiesmitalin myöntämistä varten ja Porin Prikaatin kilta ry:lle Porilainen-lehden postitusta varten. Tietoja ei luovuteta Suomen ulkopuolelle.

Killan sähköisen jäsenhakemuksen yhteydessä jäsenhakemuksen jättäjän tietoja, ei kuitenkaan (killan ymmärryksen mukaan) jäsenhakemuslomakkeelle kirjattuja henkilötietoja, päätyy Googlen haltuun.

Kilta varaa oikeuden luovuttaa arkistoaineistonsa siihen sisältyvine henkilötietoineen arkistolaitokselle.

Rekisterin suojaus
Killan tietojärjestelmiä säilytetään killan sihteerin henkilökohtaisella tietokoneella, joissa on normaalin tietojenkäsittelytavan mukainen salasanasuojaus sekä riskiarvioinnin perusteella tareelliseksi katsotut ohjelmistot. Killan paperiarkistoa säilytetään killan toimihenkilöiden kodeissa.

Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti sihteerille.

Rekisteritietojen korjaaminen
Kilta korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.